Oky's Journal Online

My Dedicated for All My Friends in Librarian Community at Ubaya

2008/12/1

Mengelola Stres di Tempat Kerja : Renungan bagi Pustakawan

Tags:
@ 08:12 PM (11 months, 24 days ago)

Mengelola Stres di Tempat Kerja : Renungan bagi Pustakawan *)

 

Oleh :

 

Hari Subagijo **

Oky Widyanarko ***

 

 

Stres di tempat kerja bukan suatu fenomena yang aneh.Stres dapat menghinggapi siapa saja tidak terkecuali seorang pustakawan. Rutinitas pekerjaan dan beban kerja yang tinggi di perpustakaan dapat menjadi penyebabnya. Bahkan sebuah perusahaan asuransi bernama Northwestern National Life Insurance Co. mengatakan “stress di tempat kerja benar-benar mewabah”. Sebenarnya stres itu apa ?.

 

Definisi Stres

 

National Safety Council mendefinisikan stres sebagai ketidakmampuan mengatasi ancaman yang dihadapi oleh mental, fisik, emosional dan spiritual manusia, yang pada suatu saat dapat mempengaruhi kesehatan fisik manusia tersebut. Bila stres mengancam fisik manusia maka gejala yang muncul dengan cepat dapat berupa respon terhadap denyut jantung meningkat, tekanan darah meningkat, ketegangan otot meningkat, produksi keringat meningkat dan aktivitas metabolic meningkat. Referensi lain mengartikan stres sebagai kelebihan tuntutan atas kemampuan individu dalam memenuhi tuntutan tersebut.

 

Penyebab Pustakawan Stres

 

Bila melihat hasil riset yang dilakukan oleh Thomas Mann pada Oktober 2005 menunjukkan bahwa hampir 89% student di Amerika Serikat masih mengandalkan sumber informasi dalam bentuk cetak seperti buku dan journal yang ada di perpustakaan.  Merekapun masih tergantung bantuan pustakawan dalam pencarian informasi, layanan peminjaman, pengembalian dan perpanjangan buku, jurnal atau sumber informasi dalam bentuk cetak lainnya, sehingga hal ini juga berpengaruh pada tingginya beban kerja seorang pustakawan. Coba bisa anda bayangkan jika semua student Harvard of University yang memiliki koleksi tidak kurang 15 juta buku dan 90 jaringan perpustakaan bergantung pada pustakawan maka entah apa jadinya tingkat kesibukan pustakawan disana. Kondisi dimana terlalu banyak hal yang harus dilakukan oleh pustakawan atau pekerja perpustakaan  dan tidak cukup waktu untuk mengerjakannya adalah bibit-bibit timbulnya stres.

 

Penyebab stres sendiri dapat didefinisikan ke dalam beberapa kelompok yaitu :

  1. Penyebab organisasional
    • Kurangnya otonomi dan kreativitas, harapan, tenggat waktu dan kuota yang tidak logis, relokasi pekerjaan untuk pustakawan, kurangnya pelatihan bagi pustakawan, karier yang melelahkan, hubungan dengan pimpinan kurang harmonis, dituntut selalu mengikuti perkembangan iptek yang up to date, bertambahnya tanggungjawab tanpa pertambahan kompensasi dan selalu menjadi oknum yang dikorbankan jika kinerja perpustakaan buruk
  2. Penyebab individu
    • Pertentangan antara karier dan tanggungjawab keluarga, ketidakpastian ekonomi, kurangnya penghargaan atau apresiasi terhadap profesi pustakawan, kurangnya pengakuan kerja di bidang kepustakawanan, kejenuhan, ketidakpuasan kerja, kebosanan, konflik dengan rekan kerja (sesama pustakawan, pekerja perpustakaan, pimpinan)
  3. Penyebab lingkungan
    • Buruknya iklim lingkungan kerja, Diskrimasi ras dalam pekerjaan, pelecehan seksual yang dilakukan rekan kerja, pimpinan atau user perpustakaan, kekerasan di tempat kerja, kemacetan saat akan berangkat atau pulang kerja

 

Upaya Penanggulangan

Hal lainnya yang dapat dilakukan untuk mengurangi atau menghindari stres bagi pustakawan sebagai individu adalah dengan mengikuti saran-saran berikut ini.:

  • Pantaulah perilaku pribadi sendiri, buat catatan tentang perilaku itu, dan tentu saja, lanjutkan dengan mengubah perilaku tersebut (self-monitoring).
  • Sesuaikan program aktivitas anda dengan jadwal yang cocok dengan kebiasaan anda (tailoring). Misalnya, bila anda tidak mampu bangun pagi, hindari melakukan aktivitas pagi hari.
  • Berikan insentif, penghargaan, rewards, atau reinforcement apabila anda telah selesai melakukan suatu aktivitas atau program sesuai dengan rencana anda secara sukses. Insentif ini dapat berupa barang atau uang.
  • Sama halnya seperti insentif berupa materi; senyum manis, pujian, atau ucapan sayang (social reinforcement/social support) dari orang lain ketika anda telah melakukan sesuatu dengan berhasil pun dapat menjadi insentif yang kuat dan bermanfaat.
  • Buatlah kontrak pribadi (self-contracting) untuk melakukan hal-hal yang selama ini telah tertunda atau terabaikan. Misalnya, niat untuk bangun pagi, datang tidak terlambat, berdandan lebih cepat, dan lain-lain.
  • Kalau perlu, buatlah kontrak (perjanjian) dengan orang-orang yang penting secara pribadi (significant others) seperti suami, istri, teman, dan lain-lain. Janji semacam ini akan memperkuat kemauan anda untuk mengubah apa yang ingin anda ubah.
  • Ubahlah sesuatu secara bertahap, misalnya dari yang paling sederhana atau mudah ke yang paling kompleks atau sukar (shaping).
  • Usahakan untuk mempunyai sesuatu atau seseorang yang dapat memperingati anda bahwa sesuatu perlu dilakukan atau sudah dilakukan.
  • Jadilah anggota suatu kelompok (self-help groups) yang terdiri dari orang-orang dengan nasib atau kesuliatan yang sama (similar health and lifestyle problems). Ini dapat memberikan dukungan emosional bagi penderita stres.

 

Catatan Akhir

 

Bagaimanapun juga pustakawan mempunyai kemampuan terbatas maka harus ada upaya dari pihak organisasi (Yayasan, Universitas, Perpustakaan), individu (pustakawan sendiri) dan perbaikan lingkungan agar dapat mengurangi tekanan-tekanan yang dapat timbul kepada seorang pekerja sehingga sebagai profesional, pustakawan selalu terhindar dari gejala stres.

 

Daftar pustaka

 

·        Atkinson, jacqualine M.(a.b) F.X. Budiyanto, Mengatasi Stres di tempat kerja, Jakarta : Binarupa Aksara, 1997

·        National Safety Council, Manajemen Stres, Jakarta : EGC, 2003

* Artikel ini pernah dipublikasikan di jurnal Perpustakaan Universitas Surabaya, Vol.2 / 2008

** Staf Perpustakaan Universitas Surabaya

*** Pustakawan Universitas Surabaya

2008/1/31

Memorable Experience in Library : Sebagai Strategi Marketing di Perpustakaan

Tags:
@ 03:15 AM (22 months, 8 hours ago)


Memorable Experience in Library

Sebagai Upaya Strategi Marketing di Perpustakaan

Oleh :

Oky   Widyanarko, SE

 

Perpustakaan Universitas Surabaya menjelang ujian akhir semester akan selalu dipadati mahasiswa yang memanfaatkan fasilitas perpustakaan untuk mendukung kelancaran studinya. Banyak mahasiswa yang datang tidak hanya sekedar memanfaatkan fasilitas layanan sirkulasi dan referensi bahan pustaka saja, melainkan juga memanfaatkan ruang diskusi untuk belajar secara in***idu maupun kelompok. Sekedar sebagai ilustrasi bagaimana sebuah kesan terbentuk di perpustakaan, sebut saja Putri seorang mahasiswi datang ke perpustakaan untuk memanfaatkan fasilitas ruang diskusi. Dia bersama teman-teman kelompoknya memang telah membuat janji untuk bertemu. Mereka berjanji untuk langsung bertemu di ruang diskusi. Setelah menunggu beberapa menit tanpa ada kepastian temannya hadir, Putripun mencoba menghubunginya melalui handphone. Kontak inipun gagal karena pesawat temannya tidak diaktifkan. Kebetulan seorang petugas perpustakaan melihat kejadian ini dan menghampirinya sambil bertanya“ ada yang bisa saya bantu mbak”. Putripun mengutarakan permasalahannya bahwa dia mempunyai janji bertemu dengan beberapa temannya di ruang diskusi perpustakaan tetapi setelah setengah jam Putri menunggu dan mencari-cari, temannya belum muncul juga. Kemudian petugas perpustakaan tersebut menawarkan bantuan kepada Putri untuk memanggilkan nama temannya lewat media pengeras suara yang ada di dalam gedung perpustakaan. Setelah menunggu sekitar 2 menit nama teman-temannya telah dipanggil lewat pengeras suara. Tidak lama kemudian dengan tergesa-gesa beberapa mahasiswi datang menghampiri Putri yang sudah terpaku lama menunggu di pintu masuk ruang diskusi. Bagi Putri sebagai user perpustakaan hal seperti ini merupakan sebuah layanan yang memberikan kesan baik di dalam hatinya. Ketika ia sendiri dalam kesulitan menghubungi beberapa temannya tiba-tiba seorang petugas perpustakaan bersedia membantunya. Kesan baik tersebut tentu tidak begitu saja terlupakan oleh user perpustakaan seperti Putri tadi. Ilustrasi di atas tadi merupakan satu contoh saja bagaimana sebuah proses pembentukan kesan yang baik terjadi. Kesan melekat pada seorang user terhadap suatu layanan yang diberikan secara positif dalam ilmu marketing disebut memorable experience.

Strategi Jasa Informasi

Sebenarnya itu salah satu dari ratusan kisah yang pernah terjadi di perpustakaan. Hanya saja baik petugas perpustakaan yang melayani dan user sebagai pengguna selama ini tidak menyadari bahwa memorable experience tersebut merupakan salah satu strategi marketing sebuah perusahaan dalam hal ini perpustakaan untuk dapat mempertahankan loyalitas usernya. Untuk menciptakan sebuah kesan tentu petugas perpustakaan sebagai orang yang berada di frontlines perlu dibekali kiat-kiat khusus atau dibekali dengan training mengenai perilaku user perpustakaan, strategi layanan perpustakaan dan pelatihan kepribadian. Bekal latihan tersebut diharapkan dapat membawa manfaat bagi pustakawan dan pekerja perpustakaan dalam menghadapi komplain user selama bertugas di perpustakaan, memberikan solusi jika ada permasalahan dalam layanan dan tentunya memberikan kesan yang selalu simpatik dalam setiap layanan jasa yang diberikan oleh perpustakaan.

Tips buat Pustakawan

Ada beberapa tips untuk menghadapi user yang selalu membuat masalah dan banyak melakukan komplain.Salah satunya memberikan kesan yang tak terlupakan tadi sehingga akan merubah image user terhadap layanan yang diberikan perpustakaan. Tips tersebut, pertama adalah kita menganggap mereka para user sebagai adik atau teman yang selalu rewel dan minta perhatian. Kesabaran tentu kuncinya. Tapi jika kita mengetahui permasalahan dan solusi pemecahannya hal tersebut akan mempermudah petugas frontlines dalam menghadapi komplain user. Kedua, kesan simpatik diperlukan untuk menumbuhkan memorable experience user sehingga mereka merasa puas dengan layanan yang diberikan perpustakaan. Menampilkan kesan simpatik ini misalnya petugas membantu mencarikan buku di rak setelah melihat bahwa user kesulitan menemukannya, meminjamkan tangga buku ketika melihat user kesulitan mengambil buku yang berada pada rak tertinggi, meminta maaf jika layanan yang diberikan kurang memuaskan, mengucapkan selamat ulang tahun kepada user, mengucapkan selamat atas kelulusannya, membesuk user yang kebetulan sedang sakit, mengucapkan turut belasungkawa baik secara langsung kepada user atau keluarga user yang sedang tertimpa kesusahan baik secara langsung, surat maupun dengan media elektronik, dan masih banyak hal-hal kecil lainnya yang bisa dilakukan. Ketiga, utamakan kualitas layanan perpustakaan yang memenuhi standar mutu, misalnya buka dan tutup layanan tepat waktu, kebersihan, kerapian, kelengkapan fasilitas termasuk menyediakan fasilitas bagi user dengan keterbatasan fisik atau cacat dan keramahtamahan petugas. Penyediaan sarana hotspot WIFI secara cuma-cuma merupakan layanan terbaru yang diberikan perpustakaan saat ini dengan tujuan memberikan kenyamanan bagi user perpustakaan dan tentunya diharapkan dapat memberikan kesan baik dalam layanan perpustakaan.

Tujuannya “Locking Loyalty”

Upaya memberi kesan membekas kepada konsumen yang memanfaatkan layanan jasa informasi saat ini merupakan strategi yang banyak diadopsi oleh beberapa perpustakaan modern di luar negeri. Pembinaan dan pelatihan pustakawan atau pekerja perpustakaan serta penyediaan fasilitas yang mendukung merupakan usaha untuk mendukung strategi tersebut dengan tujuan tentunya dapat mengunci loyalitas user perpustakaan atau locking loyalty. Melakukan perbaikan dari hal-hal yang paling kecil seperti telah dikemukakan di atas dapat menjadi pelajaran bagi para pustakawan dan pekerja perpustakaan yang ada di Indonesia untuk memberikan citra positif pelayanan perpustakaan di masa datang.

 

Read the rest of this entry ... (108 words left)